La relance par mail est une étape cruciale dans de nombreuses interactions professionnelles, que ce soit pour obtenir une réponse à une candidature, suivre l’état d’un projet ou simplement rappeler une échéance. Bien qu’elle puisse sembler intrusive, une relance bien faite montre votre sérieux et votre engagement. Elle permet également de rappeler poliment votre demande à votre interlocuteur, qui pourrait l’avoir oubliée parmi ses nombreuses tâches.
Choisir le bon moment pour relancer
Le timing est essentiel lorsque vous envisagez de faire une relance par mail. Si vous relancez trop tôt, vous risquez de paraître impatient. À l’inverse, si vous attendez trop longtemps, votre demande pourrait perdre de son importance ou être perçue comme moins urgente. Généralement, un délai d’une semaine à dix jours après l’envoi de votre premier mail est recommandé. Pour certaines situations plus urgentes, un délai de trois à cinq jours peut être approprié.
Structurer votre mail de relance
La structure de votre mail de relance doit être claire et concise. Voici une structure typique :
Objet du mail
L’objet du mail est la première chose que votre destinataire verra. Il doit donc être direct et précis. Par exemple :
- « Suivi de ma candidature pour le poste de [Nom du Poste] »
- « Rappel : proposition de partenariat »
- « Relance concernant notre réunion du [Date] »
Introduction
Commencez par une salutation polie et rappelez le contexte de votre mail précédent. Par exemple :
« Bonjour [Nom],
Je me permets de revenir vers vous suite à mon mail du [Date] concernant [Sujet]. »
Corps du mail
Dans le corps du mail, soyez bref mais précis. Réitérez votre demande ou question en soulignant son importance. Ajoutez toute information nouvelle ou mise à jour pertinente. Par exemple :
« Je n’ai pas encore reçu de retour concernant [Sujet]. Comme mentionné précédemment, il est important pour moi de connaître votre réponse afin de [Raison]. »
Conclusion
Terminez par une phrase de courtoisie qui montre votre disponibilité et votre souhait de collaborer. Par exemple :
« Je vous remercie par avance pour votre retour et reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Bien cordialement,
[Votre Nom] »
Adapter le ton et le style
Le ton de votre mail doit être adapté à votre interlocuteur et à la nature de votre relation. Si vous relancez un collègue ou un partenaire commercial, un ton formel et respectueux est de rigueur. Pour une relance interne à votre entreprise ou auprès de quelqu’un avec qui vous avez déjà une relation de travail établie, un ton légèrement plus décontracté peut être approprié.
Éviter les pièges courants
Certaines erreurs peuvent rendre une relance par mail inefficace ou, pire, contre-productive. Voici quelques pièges à éviter :
Être trop insistant
Relancer plusieurs fois sans réponse peut donner une impression négative. Limitez-vous à deux relances, espacées d’au moins une semaine. Si vous n’obtenez toujours pas de réponse, envisagez d’autres moyens de communication ou de reconsidérer votre demande.
Négliger la politesse
Même si vous êtes frustré par l’absence de réponse, gardez toujours un ton courtois et professionnel. La politesse est essentielle pour maintenir de bonnes relations.
Oublier de relire
Un mail de relance bourré de fautes d’orthographe ou de grammaire peut nuire à votre crédibilité. Prenez le temps de relire votre message avant de l’envoyer.
Suivre les réponses
Une fois votre mail de relance envoyé, soyez prêt à répondre rapidement si vous recevez une réponse. Cela montre que vous êtes attentif et réactif, ce qui peut améliorer l’image que votre interlocuteur a de vous.
Utiliser des outils de suivi
Pour ne pas oublier de relancer ou pour suivre l’état de vos mails, vous pouvez utiliser des outils de gestion de mails qui permettent de programmer des rappels ou de suivre les ouvertures et lectures de vos messages. Des outils comme Boomerang pour Gmail ou Outlook ont des fonctionnalités qui peuvent grandement faciliter ce processus.